KENNISGEVING OMTRENT DE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

 

Informatie over de verwerking van persoonsgegevens van klanten van de vennootschap Axess (Stalwart BVBA)

Wie zij we en welke houding nemen we aan ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens?

De vennootschap  Axess (Stalwart BVBA), gezeteld te Drevendaal 22, 2860 Sint-Katelijne-Waver, BTW Nummer: BE0465 96 92 91, treedt op in zake van de persoonsgegevens van klanten in de rechtspositie van de beheerder van persoonsgegevens (verder ook alleen „de Beheerder“).  

De vennootschap Axess (Stalwart BVBA) verwerkt persoonsgegevens van al haar klanten, die zich bevinden in de positie van een opdrachtgever volgens de overeenkomst betreffende  de uitvoering van werk op het gebied van de productie/montage/installatie van producten van de vennootschap Axess (Stalwart BVBA) of van een belangstellende om het sluiten van zo een overeenkomst, en die tevens de natuurlijke personen zijn, eventueel als natuurlijke personen vermeld worden als de contactpersonen van rechtspersonen (verder alleen „Klanten“).

 

In overeenstemming met welke wettelijke voorschriften verwerken we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt op grond van en in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften, voornamelijk dan met de De Belgische wetgeving van het Europese Parlament en de Raad (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene de Belgische wetgeving gegevensbescherming). De persoonsgegevens worden immer verwerkt voor bepaalde doelen, en dat ook wat betreft de wijze en de middelen van verwerking, die voldoen aan de betreffende rechtstitel in de zin van het artikel 6 van de De Belgische wetgeving .

Deze informatie over de verwerking van persoonsgegevens van klanten houdt in zowel de transparante informatie in de zin van bepalingen die opgenomen zijn in de artikelen 13 en 14 van de De Belgische wetgeving , als ook de instructies omtrent de rechten van de betrokkenen in de zin van bepalingen die opgenomen zijn in de artikelen 15 tot 22 van de De Belgische wetgeving .

De beheerder is aansprakelijk voor de verwerking persoonsgegevens van klanten en van andere groepen van betrokkenen en heeft in die richting de interne organisatorische, technische en overige maatregelen genomen ter beveiliging en bescherming van persoonsgegevens, die door hem verwerkt worden, d.w.z. de maatregelen die geregeld zijn in de Richtlijn betreffende de verwerking en bescherming van persoonsgegevens bij de vennootschap Axess (Stalwart BVBA) (verder alleen „de Richtlijn“). 

 

Hoe kunt u ons benaderen omtrent uw persoonsgegevens?

De klanten hebben het recht zich te wenden tot de vennootschap Axess (Stalwart BVBA) als tot de beheerder met alle vragen die betrekking hebben op de verwerking en de bescherming van persoonsgegevens en bij de Beheerder hun rechten te doen gelden  als de betrokkenen, en dat:

• schriftelijk in de vorm van een brief/kennisgeving verzonden naar het adres van het zetel van de Beheerder, Contactplaats voor gegevensbescherming Axess (Stalwart BVBA); Drevendaal 22, 2860 Sint-Katelijne-Waver
• elektronisch naar het e-mailadres van contactplaats voor gegevensbescherming met het doel van: afmelding info@axess-europe.com
• elektronisch naar het e-mailadres vangdpr@alukov.cz
• telefonisch op het telefoonnummer: +32 (0)15 33 80 10
• persoonlijk op contactplaats voor gegevensbescherming, die ingericht is bij de receptie van de vennootschap Axess (Stalwart BVBA); Drevendaal 22, 2860 Sinnt-Katelijne-Waver

 

U bent klant of u wilt klant worden. Welke persoonsgegevens zullen wij dan nodig hebben en hoe gaan we deze verwerken?

Wat betreft de omvang van de verwerking van de gegevenscategorieën verwerkt de Beheerder de navolgende persoonsgegevens van de klanten:

• bij het onderhandelen over een overeenkomst betreffende werkuitvoering: voornaam, achternaam, telefoonnummer, woonplaats/contactadres;
• bij de overeenkomsten betreffende werkuitvoering: voornaam en achternaam, eventueel handelsnaam, adres van woonplaats, eventueel van de zetel, identificatienummer (mits toebedeeld), BTW-nummer (mits toebedeeld), e-mailadres, telefoonnummer;
• in het geval, dat de klant (opdrachtgever) de rechtspersoon is, dan zijn dat bij de contactpersonen – natuurlijke personen de navolgende gegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer.

De genoemde persoonsgegevens vormen de noodzakelijke voorwaarde voor het sluiten van een overeenkomst betreffende werkuitvoering (identificatie van contractpartijen, levering en installatie/montage van producten, reclamatieprocedure e.d.) en zonder de verlening daarvan zal een overeenkomst niet gesloten kunnen worden.

• Bij de toezending van marketing- en handelsmededelingen: email-adres (voor toezending in de elektronische vorm), voornaam, achternaam en contactadres (voor toezending in de schriftelijke vorm).

De genoemde persoonsgegevens vormen de noodzakelijke voorwaarde voor het toezenden van marketing- en handelsmededelingen en dat in de betreffende  vorm zoals genoemd. Zonder deze gegevens kunnen we u helaas zo een mededeling niet toezenden.

 

Wie verwerkt nog meer uw persoonsgegevens?

Verwerkers van persoonsgegevens 

De beheerder heeft ten aanzien van de persoonsgegevens van de klanten, met wie hij een overeenkomst over werkuitvoering gesloten heeft, op grond van een overeenkomst de navolgende lichamen – verwerkers opdracht gegeven voor de verdere verwerking van persoonsgegevens:

• de beheerder van internet van de vennootschap, de beheerder van de website en van de webapplicaties, de dochtervennootschappen, contractpartners binnen het distributienetwerk, IPC TEAM, de vennootschappen als leveranciers op basis van een overeenkomst uitsluitend voor het doel van uitvoering van een opdracht;
• verder mogen de persoonsgegevens worden overgedragen aan een advocaat of een advocatenkantoor voor het doel van eventuele geschillenbeslechting op grond van een overeenkomst betreffende werkuitvoering en in verband daarmee.

 

Garanties

• Met de verwerkers van persoonsgegevens die in de voorgaande alinea genoemd zijn, hebben we overeenkomsten gesloten over de verwerking van persoonsgegevens, die minstens hetzelfde niveau van bescherming van uw persoonsgegevens waarborgen als deze richtlijn betreffende de verwerking en bescherming van persoonsgegevens.

 

Voor welke doelen en op grond van welke rechtstitels verwerken we uw persoonsgegevens?

Doeleinden van verwerking van persoonsgegevens 

De beheerder verwerkt de geselecteerde persoonsgegevens van klanten voor de navolgende doeleinden:

• naleving van handelsovereenkomst/ onderhandeling over een overeenkomst betreffende werkuitvoering;
• bescherming van eigendom en veiligheid van personen (beeldopnames uit de camerasystemen in geval van een klantbezoek in de zetel/in de vestiging  van de beheerder);
• naleving van de verplichtingen voortvloeiende uit de wettelijke voorschriften omtrent de belastingen en de boekhouding;
• uitsluitend met de nadrukkelijke toestemming: voor de toezending van marketing- en handelsmededelingen, d.w.z. het aanbod van goederen (producten) en diensten van de beheerder , de informatie omtrent promoties en kortingen, de toezending van de maandelijkse newsletter in de elektronische vorm of van de uitnodigingen voor marketing- en sociale evenementen die door de beheerder gehouden worden;
• uitsluitend met de nadrukkelijke toestemming:voor het maken en gebruiken van een foto of een beeldopname voor de promotie van goederen en diensten van de beheerder.

 

Rechtstitels van de verwerking van persoonsgegevens 

De rechtstitel voor de verwerking van persoonsgegevens van klanten in de zin van het artikel 6 van de de Belgische wetgeving in zake van de bovengenoemde verwerkingsdoeleinden zijn:

• naleving van een overeenkomst (d.w.z. overeenkomst betreffende werkuitvoering);
• naleving van wettelijke verplichtingen van de beheerder (d.w.z. de verplichtingen die voortvloeien uit de wettelijke voorschriften, voornamelijk dan op het gebied van belastingen en boekhouding);
• rechtmatige belangen van de beheerder;
• toestemming van een klant (met de toezending van marketing- en handelsmededelingen, maken en gebruiken van een foto of een beeldopname).

Aan de bestaande klanten, van wie de beheerder het e-mailadres in verband met verkoop van een product verkregen heeft, mogen we de handelsmededelingen die betrekking hebben op soortgelijke producten ook zonder hun toestemming toezenden, en dat in overeenstemming met de wet nr. 480/2004, over sommige diensten van een informatiemaatschappij, waarbij u echter als klant immer de mogelijkheid hebt de toezending van deze mededelingen eenvoudig en gratis af te wijzen.

 

Op welke wijze en met welke middelen verwerken we uw gegevens?

Wijzen en middelen van de verwerking van persoonsgegevens   

De persoonsgegevens van klanten worden van de kant van de beheerder op navolgende wijze en met de navolgende middelen verwerkt:

• geautomatiseerde verwerking

in het informatiesysteem CRM, het systeem CONTACT PRO, het boekhoudsysteem POHODA, het opdrachtenboek en het redactiesysteem van de website, het camerasysteem;

• handmatige verwerking

in de schriftelijke vorm – overeenkomsten betreffende werkuitvoering (inclusief bestellingen/ bevestigingen van bestellingen),  leveringsaktes, overdrachtprotocols, reclamatieverslagen, offertes, eervolle verklaringen, vragenlijst omtrent montagebeoordeling, belastingbewijzen (voornamelijk facturen, correctieve belastingbewijzen).

De beheerder gebruikt uw persoonsgegevens niet voor de profilering en ook niet voor de geautomatiseerde individuele besluitneming.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

 

Bewaringsduur van persoonsgegevens 

 

De duur van de bewaring, resp. verwerking van de persoonsgegevens van klanten aan de kant van de Beheerder is de volgende:

• tot de beëindiging van onderhandelingen omtrent een contractrelatie in het geval dat een overeenkomst niet gesloten is;
• tijdens de duur van het bestaan van een contractrelatie (de garantieperiode inbegrepen);
• tijdens de duur van de verplichtingen die voortvloeien uit de wettelijke voorschriften betreffende belastingen en boekhouding (d.w.z. tot 10 jaar);
• in het geval van het ontstaan van een rechtsgeschil tijdens de duur van de buitenrechtelijke beslechting van het geschil of dan daaropvolgend tijdens de duur van de betreffende gerechtelijke procedure of een andere verbandhoudende procedure;
• tot het moment van de intrekking van de verleende toestemming met de verwerking van persoonsgegevens in het geval van de verlening van een nadrukkelijke toestemming (bij de marketing- en handelsmededelingen).

 

Bent u of wilt u de afnemer zijn van de marketing- en handelsmededelingen? Wat betekent dit vanuit het oogpunt van persoonsgegevens?

Marketing- en handelsmededelingen zijn: het aanbod van goederen (producten) en diensten van de beheerder, informatie over de promoties en kortingen, toezending van de newsletter in de elektronische vorm of van uitnodigingen voor de marketing- en sociale evenementen die door de beheerder gehouden worden. Juist voor het doel van de toezending daarvan kunt u aan ons uw gegevens verstrekken zoals hieronder is aangegeven.

 

Wij kunnen u deze mededelingen toezenden:

• wanneer u aan ons een nadrukkelijke toestemming hebt gegeven, en dat in de schriftelijke vorm tijdens onze ontmoeting of per e-mail, of u hebt erom gevraagd middels onze website (https://www.axess-europe.com/catalogus/), waarbij u echter als klant immer de mogelijkheid hebt om de toezending van deze mededelingen eenvoudig en gratis af te wijzen (het zgn. opt-out principe) of
• wanneer u een bestaande klant bent, van wie we het e-mailadres verkregen hebben in verband met verkoop van een product, mogen we u ook zonder uw voorgaande toestemming de handelsmededelingen toezenden die betrekking hebben op soortgelijke producten, en dat in overeenstemming met de wet nr. 480/2004, over sommige diensten van een informatiemaatschappij, waarbij u echter als klant immer de mogelijkheid hebt om de toezending van deze mededelingen eenvoudig en gratis af te wijzen (het zgn. opt-out principe).

 

Welke persoonsgegevens voldoen voor ons voor deze doeleinden?

• In het geval van de schriftelijke toestemming tijdens onze ontmoeting of in het geval van het verzoek per e-mail volstaat voor ons het e-mailadres en uw voornaam en achternaam;
• wanneer u gebruik maakt van de mogelijkheid om te vragen om de toezending van de catalogi of van de marketing- en handelsmededelingen op onze website (https://www.axess-europe.com/catalogus/), volstaat voor ons uw e-mailadres. Daarop ontvangt u van ons een e-mail, waarin u opnieuw uw belangstelling voor de toezending van deze mededelingen bevestigt.

 

De toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens voor deze doeleinden kan immers worden ingetrokken (opgezegd) en dat doormiddel van het klikken op de link die in de handelsmededeling is opgenomen, dat u niet meer wenst deze mededelingen te ontvangen (het zgn. opt-out principe) of op een willekeurige andere wijze, zoals hierboven is genoemd.

Wilt u invullen of hebt u al het korte vragenformulier op onze website ingevuld? Wat betekent dit vanuit het oogpunt van persoonsgegevens?

Wanneer u het vragenformulier invult (onderaan de website www.axess-europe.com of https://www.axess-europe.com/contact/), doet u dit omdat u belangstelling hebt voor onze producten en diensten en u zou graag wat meer informatie willen ontvangen. Zo een wijze van contact is voor u in zijn geheel niet bindend en betekent in geen geval dat u een overeenkomst bent aangegaan. We zullen met u op grond van de door u verstrekte gegevens contact opnemen met het doel om de best mogelijke oplossing voor u te vinden, en dat niet alleen vanuit het technische oogpunt maar ook vanuit het oogpunt van de prijs.

Welke persoonsgegevens volstaan voor ons voor deze doeleinden?

• voornaam, achternaam, postcode, telefoon en e-mailadres met minstens een korte beschrijving naar welk product u vraagt;
• wanneer u ook uw straat en gemeente waar u woont vermeldt, zullen we u gegevens kunnen doorgeven aan de dichtstbijzijnde vestiging, die voor u zeker de beste oplossing zal vinden met de kennis van de lokale omstandigheden.

 

Verwerken we „de gevoelige gegevens“?

De gevoelige gegevens (volgens de Belgische wetgeving gaat het om de zgn. bijzondere categorieën van  persoonsgegevens) zijn voornamelijk de gegevens die getuigen van een ras of van etnische afkomst, van politieke houdingen, van geloofsovertuiging en van filosofische overtuiging, van lidmaatschap in vakbondsorganisaties, de genetische en biometrische gegevens, de gegevens over de gezondheidstoestand of over het seksuele leven of de gegevens over strafbare delicten of rechtsgeldige veroordelingen.

We verzamelen en verwerken geen gevoelige gegevens.

In het geval, dat u ons persoonlijk komt bezoeken, kunt u worden opgenomen door de cameras, waarom doen we dit?

 

Camerasysteem

Het camerasysteem wordt door de beheerder gebruikt in de gebouwen van zijn zetel/de vestiging op het adres: Drevendaal 22, 2860 Sint-Katelijne-Waver en Sint-Amandesteenweg 205, 2880 Bornem, en dat als het systeem dat voorzien is van de functie van beeldopname.

Het camerasysteem staat geplaatst ter controle en ter monitoring van de navolgende ruimtes: de ingang/ de inrit van het terrein van het zetel / de vestiging, de manipulatieruimtes van de vestiging.

Het camerasysteem wordt door de beheerder gebruikt onder de navolgende voorwaarden:

• het doel van gebruik: beveiliging van eigendom en veiligheid van personen;
• rechtstitel: rechtmatige belangen van de beheerder;
• zonder de toestemming van betrokkenen;
• getroffen betrokkenen: werknemers; werknemers van agentschappen; leveranciers (FOP) en andere natuurlijke personen, die zich in de ruimtes van het zetel / de vestiging bevinden (leerlingen/ studenten, bezoeken);
• categorie van persoonsgegevens: beschrijvende – beeldopnames (gezichten, figuren);
• opslagplaats van de opnames: direct in het zetel/ de vestiging; Drevendaal 22, 2860 Sint-Katelijne-Waver
• duur van de verwerking / van de bewaring van opnames: zeven tot tien dagen vanaf de dag van het maken van de opname;
• technische beveiliging van het systeem en de fysieke bescherming: een daartoe aangewezen ruimte voor de opslag van opnames, de opnames zijn technisch geblokkeerd, beperking van de toegangsbevoegdheden tot de opnames.

 

De ruimtes die door het camerasysteem gemonitord worden zijn zichtbaar voorzien van de informatieborden met zowel een pictogram als ook een korte informatietekst.

Welke rechten hebt u als een betrokkene? Wat mag u van ons eisen?

De klanten als de betrokkenen hebben ten aanzien van de Beheerder de navolgende rechten:

• het recht om de nadrukkelijk verleende toestemming met de verwerking van persoonsgegevens wanneer dan ook in te trekken (bijv. bij de marketing- en handelsmededelingen, maken en verwerken van foto´s of van beeldopnames);
• het recht op toegang tot de persoonsgegevens, voornamelijk dan het recht om van de beheerder de informatie te vragen over de verwerking van eigen persoonsgegevens;
• het recht op correctie van de persoonsgegevens, wanneer de gegevens niet juist zijn bijgehouden;
• het recht op wissen van de persoonsgegevens („het recht op vergetelheid“);
• het recht op beperking van de verwerkingvan de persoonsgegevens;
• het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens;
• het recht op het indienen van bezwaar ten aanzien van de beheerdertegen de verwerking van de persoonsgegevens;
• het recht om geen onderwerp te zijn van een geautomatiseerde individuele besluitneming, de profilering inbegrepen (op uitzonderingen na).

 

Cookies

• Bij het gebruik van onze website kan de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvinden middels de zgn. cookies. Meer informatie over hoe we de cookies gebruiken vindt u op

https://www.axess-europe.com/cookie-info/

 

Behalve het genoemde heeft de betrokkene het recht om klacht in de dienen bij het toezichthoudende orgaan, dat is:

Gegevensbeschermingautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

 

E-mail adres: contact@apd-gba.be